Mail Merge

MAIL MERGE

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

   1.      Buka microsoftword ,Kliktombol Start, pilih All Program, kemudianpilih Microsoft Office, kemudianklikpada Microsoft Office.

     

   2.      Setelah Program Microsoft word terbuka, Untukteks yang di bawah yth dan di bawah di itu dikosongkan saja  ,itu nantinya sebagai tempat kode mail merge. Jadi dikosongkan saja.

   3.      Setelah selesai diketik, sekarang membuat data mail Merge.  Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar   Start mail Merge, lalu klik pada  Step by step Mail Merge Wizard.

   4.      Kemudian pada bagian kanan jendela Microsoft word,  akan muncul jendela Mail Merge.  Pada Select document type pilih letters,  kemudian klik pada  Next: Starting document.

     

   5.      Tahap selanjutnya pada  Select starting document  pilih Use the current document,  kemudian pilih Next: select recipients.

    

   6.      Tahap selanjutnya pada   Select recipients pilih pada Type a New list,  lalu klik pada Create.

    

   7 .      Setelah  klik tombol create, Jendela  New Address list akan terbuka seperti gambar di bawah ini. Kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klikpadatombol customize Columns.

     

   8.      Setelah kamu klik Customize Columns, akan terbuka jendela  Customize addres list seperti gambar di bawah ini. Hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete.

     

   9.      Jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.

    

   10.  Setelah kamu menghapus semua Field names ,klik pada Add.. , untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombolOK. (nama field pada latihan ini  “nama”dan “alamat”).

     

  11.  Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini,  dan  Klik pada tombol OK.

 

        

   12.  Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. Berikan nama file nya pada kolom file name kemudian klik tombol Save.

     

  13.  Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok.

    

  14.  Sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk nama dan alamat yaitu di bawah  tulisan  Yth. Bapak/Ibu/Sdr.

Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini:

  15.  Untuk  merubah kode  , , dan menjadi data yang sebenarnya klik padaIcon  Preview Result.

     

  16.  Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah kekanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah kekiri.

Sekarang data mail merge telah selesai dibuat.........................................................